Tarjouspyyntö tilintarkastuksesta on usein ensimmäinen kerta, kun pk-yrittäjä, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai yhdistyksen taloudenhoitaja joutuu miettimään, mistä tilintarkastuksen hinta ja laatu oikeastaan muodostuvat. Hyvin laadittu tarjouspyyntö säästää rahaa, ja vielä tärkeämpää on, että sen avulla saa vertailukelpoisia tarjouksia. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä pyyntöön kirjoitetaan, mitä tarjouksista kannattaa vertailla ja mihin vertailu useimmiten kaatuu.
Tilintarkastus on lakisääteinen ja riippumaton tarkastus, jossa tarkastetaan kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon asianmukaisuus. Juokseva kirjanpito ja palkanlaskenta kuuluvat tilitoimistolle. Siksi tilitoimiston ja tilintarkastajan tarjouksia ei voi vertailla keskenään.
Näin laadit tarjouspyynnön tilintarkastuksesta
Tarkastaja hinnoittelee työn sen perusteella, mitä hän tietää yhteisöstä etukäteen. Jos pyyntö on niukka, tarjoaja joko lisää hintaan riskivaran tai antaa matalan aloitushinnan ja laskuttaa lisätyöt jälkikäteen. Kumpikaan ei palvele tilaajaa.
Ammattilainen kerää pyyntöön ainakin seuraavat tiedot:
Perustiedot: yhteisömuoto, toimiala, liikevaihto, taseen loppusumma, henkilöstömäärä ja tilikauden päättymispäivä.
Kirjanpidon järjestelyt: kuka kirjanpidon hoitaa, mitä ohjelmistoa käytetään (esimerkiksi Netvisor, Procountor tai Fennoa) ja onko aineisto saatavilla sähköisesti.
Rakenne: tytäryhtiöt, konsernintilinpäätös ja mahdollinen IFRS-raportointi.
Erityispiirteet: varastot, keskeneräiset projektit, avustukset, yrityskaupat tai taloyhtiön isot remontit.
Aikataulu: milloin tilinpäätös on valmis ja milloin yhtiökokous pidetään.
Pyydä lisäksi tarjoajia kertomaan, kuka tarkastuksen käytännössä tekee ja kuka allekirjoittaa tilintarkastuskertomuksen. Kysymys kuulostaa muodolliselta, mutta pätevyydestä riippuu, saako tarkastaja ylipäätään hoitaa toimeksiannon.
Hinta ja hinnoittelumalli
Pienen osakeyhtiön tilintarkastus maksaa tyypillisesti 1 500-5 000 € vuodessa, keskisuuren yrityksen 5 000-20 000 € ja suuren yhtiön 20 000-100 000 € tai enemmän. Taloyhtiöissä hinta liikkuu yleensä välillä 500-2 000 €. Pelkkä loppusumma ei kuitenkaan kerro paljon.
Olennaista on, mitä hintaan sisältyy. Kiinteä vuosipalkkio voi kattaa välitarkastuksen, hallinnon tarkastuksen ja kirjallisen palautteen johdolle. Tuntiveloitukseen perustuva tarjous taas voi näyttää halvalta, kunnes ensimmäinen lisätyölasku saapuu. Tuntihinnat vaihtelevat karkeasti 100-250 € välillä, ja ne ovat korkeimmillaan Helsingissä ja suurissa tilintarkastusyhteisöissä.
Kysy aina erikseen, miten laskutetaan puutteellisen aineiston takia tehty lisätyö, matkakulut ja todistukset, kuten avustusraportit tai pankin pyytämät erillislausunnot. Palkkion rakennetta käsitellään tarkemmin artikkelissa tilintarkastuksen palkkion muodostumisesta.
Pätevyys, riippumattomuus ja tiimi
Suomessa on kolme pätevyyttä. HT-tilintarkastaja riittää useimpiin osakeyhtiöihin, taloyhtiöihin ja yhdistyksiin. KHT-pätevyys vaaditaan yleisen edun kannalta merkittävissä yhteisöissä, kuten pörssiyhtiöissä, pankeissa ja vakuutusyhtiöissä. JHT-tilintarkastaja tarkastaa kuntia ja kuntayhtymiä. Tilintarkastajien valvonta siirtyi Keskuskauppakamarilta PRH:lle vuonna 2016, ja nimen voi tarkistaa PRH:n tilintarkastajarekisteristä. Ohjeet siihen löytyvät artikkelista tarkastajan rekisteritietojen tarkistaminen.
Riippumattomuus on ehdoton vaatimus. Tarkastajalla ei saa olla omistuksia yhtiössä eikä läheisiä suhteita sen johtoon. Jos samalta toimijalta ostetaan myös veroneuvontaa tai kirjanpitoa, on selvitettävä, vaarantaako se riippumattomuuden.
Kokenut asiantuntija katsoo myös toimialaosaamista. Rakennusliikkeen keskeneräisten urakoiden tuloutus tai säätiön sääntöjen noudattaminen vaatii erilaista osaamista kuin vähittäiskaupan varastojen tarkastus. Big Four -yhtiöt KPMG, PwC, EY ja Deloitte tarkastavat valtaosan pörssiyhtiöistä. BDO, Grant Thornton ja paikalliset HT-toimistot ovat vahvoja pk-sektorilla, etenkin Tampereella, Oulussa ja muualla pääkaupunkiseudun ulkopuolella.
Käytännön esimerkki: kaksi tarjousta samasta työstä
Tyypillinen tilanne: noin 1,2 miljoonan euron liikevaihdon teknisen tukkukaupan osakeyhtiö saa kaksi tarjousta. Ensimmäinen on 2 400 € ja toinen 4 200 €. Hallitus kallistuu halvempaan.
Tarkemmin luettuna halvempi tarjous sisältää vain tilinpäätöksen tarkastuksen. Varaston inventaariohavainnointi, hallinnon tarkastus ja kirjallinen palaute laskutetaan tuntiperusteisesti. Kalliimpi kattaa koko työn, mukaan lukien välitarkastuksen syksyllä ja tilintarkastusmuistion johdolle. Kun lisätyöt arvioidaan realistisesti, ero kapenee muutamaan sataan euroon. Kalliimmassa vaihtoehdossa johto saa lisäksi palautetta sisäisestä valvonnasta jo ennen tilikauden loppua.
Myytti: halvin tarjous on aina paras, koska kertomus on vakiomuotoinen
Tilintarkastuskertomus noudattaa vakiomuotoa ISA-standardien mukaisesti, mutta se kertoo vain lopputuloksen. Varsinainen arvo syntyy tarkastushavainnoista, jotka raportoidaan johdolle erikseen. Liian tiukaksi hinnoiteltu toimeksianto johtaa usein siihen, että tarkastus tehdään juuri vaaditulla minimitasolla ja havainnot jäävät suullisiksi.
Myytille on kuitenkin yksi poikkeus. Hyvin pienessä taloyhtiössä tai yhdistyksessä, jossa tapahtumia on vähän ja kirjanpito on siistiä, halvin pätevä tarjous voi aivan hyvin olla järkevin valinta. Laajuus kannattaa suhteuttaa riskiin.
Yleisimmät virheet tarjouskilpailussa
Ensimmäinen virhe on kilpailuttaa liian myöhään. Jos pyyntö lähtee vasta tilikauden päätyttyä, kevään ruuhka-aikana tarjoajia on vähän ja aikataulut ovat tiukkoja. Hyvä ajankohta on 3-6 kuukautta ennen tilikauden loppua.
Toinen virhe on unohtaa toimeksiantokirje. Tarjous ei korvaa sopimusta, jossa sovitaan vastuunjaosta, aineiston toimitusajoista ja lisätöiden laskutuksesta. Asiasta kerrotaan lisää artikkelissa toimeksiantokirjeen ehdoista.
Kolmas virhe on vaihtaa tarkastajaa vuosittain pelkän hinnan perusteella. Ensimmäinen tarkastusvuosi on aina työläämpi, koska avaavat tase-erät on selvitettävä. Jatkuva vaihtaminen nostaa kokonaiskustannuksia ja heikentää jatkuvuutta. Pörssiyhtiöillä tilanne on päinvastainen, sillä EU-sääntely edellyttää tilintarkastusyhteisön rotaatiota, pääsääntöisesti viimeistään 10 vuoden jälkeen.
UKK
Kuinka monta tarjousta tilintarkastuksesta kannattaa pyytää?
Tavallisesti 2-4 tarjousta riittää. Sitä useammat tarjoukset lisäävät vertailutyötä, mutta eivät juuri paranna päätöksen laatua. Pyydä tarjoukset sekä suuremmalta tilintarkastusyhteisöltä että paikalliselta HT-tilintarkastajalta, jotta näet eri palvelumallit.
Tarvitseeko yhtiömme ylipäätään tilintarkastajaa?
Tilintarkastuslain (1141/2015) mukaan osakeyhtiö voi jättää tilintarkastajan valitsematta, jos kahtena viimeksi päättyneenä tilikautena enintään yksi seuraavista on ylittynyt: taseen loppusumma 100 000 €, liikevaihto 200 000 € tai keskimäärin kolme työntekijää. Raja-arvoihin on esitetty muutoksia, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarkistaa PRH:n verkkosivuilta.
Voiko tarjouksen hyväksyä hallitus, vai valitseeko tarkastajan yhtiökokous?
Hallitus voi kilpailuttaa ja valmistella valinnan, mutta tilintarkastajan valitsee yhtiökokous tai yhdistyksen kokous. Hallituksen tehtävä on tuoda kokoukselle perusteltu ehdotus.
Ennen päätöstä
Vertaile tarjouksia samalla pohjalla: sisältö, pätevyys, nimetty vastuutarkastaja, aikataulu ja lisätöiden hinnoittelu. Hinta on vasta viimeinen ratkaiseva tekijä. Kestävyysraportointiin liittyvät varmennusvelvoitteet ja muut sääntelymuutokset voivat vaikuttaa siihen, millaista osaamista tarkastajalta jatkossa tarvitaan, vaikka ne koskevatkin lähinnä suurimpia yhtiöitä.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa, eikä se ole oikeudellista tai veroneuvontaa. Pyydä omassa tilanteessasi henkilökohtaista neuvontaa pätevältä tilintarkastajalta. Tarkista voimassa olevat raja-arvot ja pätevyysvaatimukset PRH:n tai Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta.