Toimeksiantokirje on tilintarkastuksen kulmakivi, jota moni pk-yrittäjä tai taloyhtiön hallituksen jäsen ei koskaan lue kunnolla ennen allekirjoitusta. Silti juuri tämä asiakirja määrittää, mistä tilintarkastaja vastaa, mistä asiakas vastaa, ja mitä tapahtuu jos jotain menee pieleen kesken tilikauden.
Mikä toimeksiantokirje on ja miksi se laaditaan aina
Toimeksiantokirje on tilintarkastajan ja tarkastettavan yhteisön välinen kirjallinen sopimus, joka tehdään ennen tilintarkastuksen aloittamista. ISA 210 -standardi edellyttää sen laatimista jokaiselle toimeksiannolle, oli kyse sitten pienen osakeyhtiön lakisääteisestä tilintarkastuksesta tai pörssiyhtiön konsernitarkastuksesta.
Kirje ei ole muodollisuus, jonka voi allekirjoittaa lukematta. Siinä sovitaan tarkastuksen laajuus, aikataulu, palkkio ja – mikä tärkeintä – kummankin osapuolen vastuut. Moni yrittäjä olettaa, että tilintarkastaja ”tarkastaa kaiken” ja takaa, ettei väärinkäytöksiä ole. Tämä on yksi alan yleisimmistä väärinkäsityksistä, ja toimeksiantokirje on juuri se paikka, jossa asia oikaistaan mustaa valkoisella.
Mitä toimeksiantokirjeessä pitää lukea
Kunnollinen toimeksiantokirje sisältää tietyt vakio-osat, joita tilintarkastuksen suunnitteluvaiheessa käydään läpi asiakkaan kanssa. Näitä ovat tarkastuksen kohde ja tilikausi, sovellettava tilinpäätössäännöstö (FAS tai IFRS), käytettävät tilintarkastusstandardit (ISA-standardit) sekä tilintarkastuslain (1141/2015) mukaiset vaatimukset.
Kirjeessä eritellään myös:
- Johdon vastuu kirjanpidosta ja tilinpäätöksen laatimisesta
- Tilintarkastajan vastuu kohtuullisen varmuuden antamisesta, ei absoluuttisen
- Aineiston toimitusaikataulu ja yhteyshenkilöt
- Palkkioperuste – kiinteä hinta vai tuntiveloitus
- Menettely erimielisyystilanteissa
Pieni osakeyhtiö maksaa lakisääteisestä tarkastuksesta tyypillisesti 1 500–5 000 euroa, keskisuuri yritys 5 000–20 000 euroa ja suuri konserni voi nousta 20 000–100 000 euroon tai ylikin, riippuen tarkastuksen laajuudesta ja tytäryhtiöiden määrästä. Palkkion muodostumisesta kannattaa keskustella tarkastajan kanssa jo tarjousvaiheessa, jotta toimeksiantokirjeen luvut eivät tule yllätyksenä.
Vastuunjako – mistä tilintarkastaja vastaa ja mistä ei
Tämä on toimeksiantokirjeen ydin. Tilintarkastaja antaa lausunnon siitä, antaako tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan yhtiön taloudellisesta asemasta – ei siitä, että yhtiö on hoidettu hyvin tai ettei väärinkäytöksiä esiinny. Tarkastus tehdään otantaperiaatteella ja olennaisuuden rajoissa, mikä tarkoittaa, ettei jokaista tositetta käydä läpi.
Johto vastaa kirjanpidon oikeellisuudesta, sisäisen valvonnan järjestämisestä ja siitä, että tarkastajalle annetaan kaikki tarvittava aineisto totuudenmukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos taloyhtiön hallitus jättää kertomatta ison riitakirjeen tai keskeneräisen oikeusprosessin, vastuu virheellisestä tiedosta ei siirry tarkastajalle vain siksi, että tämä ei sitä löytänyt.
Yleinen väärinkäsitys on ajatella, että tilintarkastuskertomus toimii eräänlaisena vakuutuksena talousrikoksia vastaan. Näin ei ole. Talvivaaran ja HKScanin kaltaiset tapaukset ovat aikanaan nostaneet julkiseen keskusteluun juuri sen, miten pitkälle tilintarkastajan vastuu ulottuu – ja vastaus on aina sidottu siihen, mitä toimeksiantokirjeessä ja sovellettavissa ISA-standardeissa on määritelty, ei siihen mitä yleisö odottaa.
Riippumattomuus osana toimeksiantoa
Toimeksiantokirjeeseen liittyy aina myös riippumattomuusarviointi. Tarkastaja ei saa omistaa osuuksia tarkastettavasta yhtiöstä, hänellä ei saa olla sukulaisuussuhteita johtoon eikä hän saa saada muita merkittäviä palkkioita samalta asiakkaalta tavalla, joka vaarantaisi objektiivisuuden. Riippumattomuusvaatimukset kirjataan usein erilliseksi liitteeksi tai kohdaksi kirjeeseen.
Pörssiyhtiöillä on lisäksi rotaatiovelvoite: sama KHT-tilintarkastaja tai tarkastusyhteisö saa toimia päävastuullisena enintään 10 vuotta samalta yhtiöltä. Tämä on hyvä tarkistaa, jos yhtiö on ollut pitkään saman toimiston asiakkaana – rajan ylittyminen huomataan yleensä vasta, kun uutta tarjouskilpailua aletaan valmistella liian myöhään.
Jos sama tilintarkastusyhteisö tarjoaa myös veroneuvontaa tai muita konsultointipalveluita, tämä pitää käsitellä avoimesti jo toimeksiantokirjeessä. Neuvontapalveluiden ja tarkastuksen yhdistäminen on sallittua tietyin rajoituksin, mutta se vaatii aina dokumentoidun arvion riippumattomuuden säilymisestä.
Yleisimmät virheet toimeksiantokirjeen käsittelyssä
Käytännön työssä samat virheet toistuvat vuodesta toiseen. Ensimmäinen on kirjeen allekirjoittaminen lukematta vastuunjakokohtia kunnolla – moni taloyhtiön hallitus luulee, että he ovat ”ulkoistaneet” koko taloudellisen vastuun tarkastajalle.
Toinen virhe on aikataulusta lipsuminen. Jos toimeksiantokirjeessä on sovittu aineiston toimituspäivä ja yhtiö myöhästyy siitä toistuvasti, tarkastaja voi joutua kiirehtimään työtään tai jopa antamaan mukautetun kertomuksen, jos kaikkea tarvittavaa aineistoa ei ehditä käydä läpi ajoissa.
Kolmas, ja yllättävän yleinen sekaannus, on juoksevan kirjanpidon ja tilintarkastuksen sekoittaminen keskenään. Tilitoimisto hoitaa kirjanpidon ja palkanlaskennan, tilintarkastaja tekee siitä riippumattoman ulkopuolisen tarkastuksen. Näitä kahta ei pidä eikä saa yhdistää samaan toimijaan ilman huolellista riippumattomuusarviota.
UKK – usein kysytyt kysymykset
Voiko toimeksiantokirjeen ehtoja muuttaa kesken tilikauden?
Kyllä, jos olosuhteet muuttuvat olennaisesti – esimerkiksi konsernirakenne laajenee tai tarkastuksen laajuus kasvaa. Muutokset tehdään aina kirjallisena lisäyksenä alkuperäiseen kirjeeseen, eikä suullinen sopiminen riitä.
Mitä tapahtuu, jos yhtiö ei toimita sovittua aineistoa ajoissa?
Tilintarkastaja voi joutua siirtämään tarkastuksen aikataulua, veloittamaan lisätyöstä tai äärimmillään kieltäytymään lausunnon antamisesta, jos aineisto jää olennaisesti puutteelliseksi. Tästä menettelystä pitäisi olla maininta jo alkuperäisessä toimeksiantokirjeessä.
Vastaako tilintarkastaja, jos yhtiössä paljastuu myöhemmin väärinkäytös?
Ei automaattisesti. Tilintarkastus antaa kohtuullisen, ei absoluuttisen varmuuden, ja se on suunniteltu havaitsemaan olennaisia virheitä, ei kaikkia mahdollisia väärinkäytöksiä. Vastuu riippuu siitä, olisiko huolellinen tarkastaja ISA-standardien mukaisesti toimien voinut kohtuudella havaita asian.
Yhteenveto
Toimeksiantokirje kannattaa lukea rivi riviltä ennen allekirjoitusta, ei vasta silloin kun jotain menee pieleen. Se on ainoa asiakirja, joka kertoo etukäteen tarkalleen, mitä tilintarkastaja lupaa tehdä ja mitä ei – ja se suojaa molempia osapuolia väärinymmärryksiltä kesken tilikauden.
Koska tilintarkastuslain vaatimukset ja tarkastusvelvollisuuden rajat voivat muuttua, kannattaa ajantasaiset tiedot tarkistaa aina Patentti- ja rekisterihallituksen tai Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta. Konkreettisissa, oman yhtiön tilanteeseen liittyvissä kysymyksissä oikea osoite on aina pätevä HT-, KHT- tai JHT-tilintarkastaja, joka voi arvioida juuri kyseisen toimeksiannon erityispiirteet.