Toiminnantarkastaja on monen pienemmän taloyhtiön arjessa se henkilö, joka käy läpi hallituksen ja isännöitsijän talousluvut ilman että yhtiön tarvitsee palkata varsinaista tilintarkastajaa. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä toiminnantarkastajan tehtäviin taloyhtiössä kuuluu, milloin toiminnantarkastaja riittää ja milloin lain mukaan tarvitaan KHT- tai HT-tilintarkastaja.
Mikä toiminnantarkastaja on ja miksi sellainen valitaan
Toiminnantarkastaja on asunto-osakeyhtiölain mahdollistama kevyempi vaihtoehto varsinaiselle tilintarkastukselle. Häneltä ei vaadita HT- tai KHT-tutkintoa, mutta tehtävään valitulla on oltava riittävä talouden ja oikeudellisten asioiden tuntemus yhtiön toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden.
Käytännössä toiminnantarkastajaksi valitaan usein toinen osakas, eläkkeellä oleva kirjanpitäjä tai talousalan koulutuksen saanut naapuri. Palkkio on yleensä murto-osa siitä, mitä auktorisoitu tilintarkastaja veloittaisi, koska työmäärä ja vastuu ovat suppeammat.
Moni hallituksen jäsen olettaa, että toiminnantarkastaja on vain kevyempi versio tilintarkastajasta samalla pätevyydellä. Tämä on väärinkäsitys – toiminnantarkastaja ei anna tilintarkastuslain mukaista tilintarkastuslausuntoa eikä sovella ISA-standardeja, vaan asunto-osakeyhtiölain 9 luvun mukaista, huomattavasti kevyempää tarkastusta.
Toiminnantarkastajan tehtävät taloyhtiössä
Toiminnantarkastajan ydintehtävä on tarkastaa yhtiön talous ja hallinto tilikaudelta sekä antaa siitä kirjallinen toiminnantarkastuskertomus yhtiökokoukselle. Käytännössä työ etenee muutaman kuukausittain toistuvan teeman kautta.
Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastus tarkoittaa sitä, että toiminnantarkastaja käy läpi tuloslaskelman, taseen ja niiden liitetiedot pistokoemaisesti – ei yhtä perusteellisesti kuin tilintarkastaja, mutta riittävästi havaitakseen selkeät virheet tai puutteet.
Hallinnon tarkastus kattaa hallituksen pöytäkirjat, valtuudet ja sen, onko hallitus toiminut yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti esimerkiksi remontti- ja hankintapäätöksissä.
Olennaisten sopimusten ja lähipiiritoimien läpikäynti nousee usein esiin, kun taloyhtiö on kilpailuttanut esimerkiksi julkisivuremontin. Toiminnantarkastaja katsoo, onko kilpailutus tehty asianmukaisesti ja onko hallituksen jäsenten lähipiirille maksettu palkkioita ilman perusteita.
Maksuvalmiuden ja lainojen seuranta on tärkeää erityisesti yhtiöissä, joilla on suuria yhtiölainoja remonttien rahoittamiseksi – toiminnantarkastaja arvioi, vastaavatko vastikekertymä ja lainanhoitokyky toisiaan.
Konkreettinen esimerkki avaa asiaa hyvin. 22 asunnon taloyhtiössä Tampereella hallitus oli teettänyt putkiremontin ja ottanut siihen 1,8 miljoonan euron yhtiölainan. Toiminnantarkastaja huomasi kertomuksessaan, että osa remontin lisätöistä oli laskutettu ilman erillistä hallituksen päätöstä, ja suositti kirjaamistavan täsmentämistä seuraavalle tilikaudelle. Tällainen havainto ei estä vastuuvapauden myöntämistä, mutta se ohjaa hallitusta korjaamaan käytäntöjään.
Toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja – milloin kumpikin
Raja ei ole mielivaltainen. Taloyhtiön tilintarkastusvelvollisuus syntyy asunto-osakeyhtiölain nojalla pääsääntöisesti silloin, kun yhtiössä on vähintään 30 osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa. Tällöin yhtiökokous ei voi valita pelkkää toiminnantarkastajaa, vaan on valittava HT- tai KHT-tilintarkastaja.
Alle 30 huoneiston taloyhtiöissä yhtiökokous voi yhtiöjärjestyksen salliessa valita joko tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan – tai molemmat, jos halutaan kaksinkertainen varmistus esimerkiksi ison remontin yhteydessä. Moni pieni, alle kymmenen asunnon taloyhtiö ei tarvitse kumpaakaan, jos yhtiöjärjestys ei sitä edellytä eikä osakas erikseen vaadi tarkastusta.
Rajat ja niiden tulkinta voivat muuttua, joten ajantasaiset euromäärät ja huoneistorajat kannattaa aina tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksen tai Suomen Tilintarkastajat ry:n sivuilta ennen yhtiökokouspäätöstä. Sama koskee tilannetta, jossa taloyhtiö yhdistyy tai laajenee ja huoneistomäärä ylittää rajan kesken tilikauden.
Yleisimmät virheet toiminnantarkastuksessa
Kolme virhettä toistuu taloyhtiöiden käytännössä säännöllisesti.
Ensimmäinen on riippumattomuuden unohtaminen: hallituksen puheenjohtajan puoliso tai isännöitsijätoimiston työntekijä valitaan toiminnantarkastajaksi, vaikka tarkastajan riippumattomuus on tehtävän uskottavuuden edellytys myös toiminnantarkastuksessa, vaikka laki ei ole yhtä tiukka kuin KHT-tilintarkastuksessa.
Toinen on aikataulun pettäminen – toiminnantarkastuskertomus tehdään viime tipassa juuri ennen yhtiökokousta, jolloin hallituksella ei jää aikaa korjata havaittuja puutteita ennen kokouskutsun lähettämistä.
Kolmas virhe on sekoittaa toiminnantarkastajan rooli kirjanpitäjän tehtäviin. Juokseva kirjanpito ja palkanlaskenta kuuluvat isännöitsijätoimistolle tai tilitoimistolle, ei toiminnantarkastajalle – tarkastaja arvioi jälkikäteen, ei tee kirjauksia itse.
Miten toiminnantarkastus etenee käytännössä
Prosessi noudattaa yleensä samaa runkoa vuodesta toiseen.
Hallitus valmistelee tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen, minkä jälkeen aineisto – tase, tuloslaskelma, pöytäkirjat, sopimukset ja pankin tiliotteet – toimitetaan toiminnantarkastajalle hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta. Toiminnantarkastaja käy aineiston läpi, tekee tarvittaessa lisäkysymyksiä isännöitsijälle ja kirjoittaa toiminnantarkastuskertomuksen, joka liitetään kokouskutsun oheismateriaaliksi. Yhtiökokouksessa kertomus esitellään osakkaille ennen kuin päätetään hallituksen ja isännöitsijän vastuuvapaudesta.
UKK
Voiko toiminnantarkastaja olla osakas itse?
Kyllä, osakas voi toimia toiminnantarkastajana, kunhan hän ei ole esteellinen käsittelemään omaa tai lähipiirinsä toimintaa ja hänellä on riittävä talousosaaminen tehtävään.
Mitä eroa toiminnantarkastuksella ja tilintarkastuksella on tilintarkastuskertomuksen sisällössä?
Tilintarkastaja antaa muodollisen tilintarkastuskertomuksen vakiomuodossa ISA-standardien mukaisesti, kun taas toiminnantarkastuskertomus on vapaamuotoisempi eikä sisällä samaa lakisääteistä lausuntoa tilinpäätöksen oikeellisuudesta.
Voiko pieni taloyhtiö olla kokonaan ilman toiminnantarkastajaa tai tilintarkastajaa?
Kyllä, jos yhtiöjärjestys ei edellytä tarkastusta, yhtiö alittaa asunto-osakeyhtiölain rajat eikä yksikään osakas vaadi tarkastuksen toimittamista yhtiökokouksessa.
Yhteenveto
Toiminnantarkastaja tuo taloyhtiön hallinnon ja talouden käsittelyyn ulkopuolisen silmäparin ilman raskasta tilintarkastuksen hintalappua, mutta vastuu oikean tarkastusmuodon valinnasta on aina hallituksella ja yhtiökokouksella. Kun huoneistomäärä lähestyy 30:tä tai remontit kasvattavat lainakantaa merkittävästi, kannattaa arvioida uudelleen, riittääkö toiminnantarkastaja vai onko aika siirtyä auktorisoituun tilintarkastajaan. Yksittäistapauksissa – etenkin rajatapauksissa huoneistomäärän tai yhtiöjärjestyksen tulkinnan suhteen – kannattaa pyytää arvio pätevältä tilintarkastajalta ennen yhtiökokouspäätöstä.