Toiminnantarkastus ja tilintarkastus sekoittuvat usein keskenään, vaikka kyseessä on kaksi eri lainsäädäntöön perustuvaa tarkastusmuotoa. Yhdistyksen hallituksen jäsen tai taloyhtiön isännöitsijä kohtaa kysymyksen väistämättä jossain vaiheessa: riittääkö toiminnantarkastaja, vai vaatiiko laki auktorisoidun tilintarkastajan? Vastaus riippuu yhteisön koosta, muodosta ja osin myös yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen kirjauksista – ja väärä valinta voi johtaa siihen, että koko vuosikokouksen päätökset joudutaan käsittelemään uudelleen.
Mitä eroa toiminnantarkastuksella ja tilintarkastuksella on?
Tilintarkastus on lakisääteisesti säädelty, ammattitutkinnon suorittaneen HT- tai KHT-tilintarkastajan suorittama tarkastus, joka noudattaa ISA-standardeja ja tilintarkastuslakia (1141/2015). Tilintarkastaja antaa muodollisen tilintarkastuskertomuksen ja -lausunnon, joka voi olla vakiomuotoinen tai mukautettu.
Toiminnantarkastus taas on kevyempi, pääasiassa yhdistyksille ja pienemmille asunto-osakeyhtiöille tarkoitettu tarkastusmuoto. Toiminnantarkastajalta ei vaadita HT- tai KHT-tutkintoa, mutta häneltä edellytetään sellaista talouden ja hallinnon tuntemusta, että tehtävä voidaan hoitaa asianmukaisesti. Toiminnantarkastaja ei anna virallista tilintarkastuslausuntoa, vaan toiminnantarkastuskertomuksen, jonka sisältövaatimukset ovat suppeammat.
Käytännössä ero näkyy jo tarkastuksen syvyydessä. Tilintarkastaja tekee analyyttistä tarkastelua, tositetarkastusta otannalla ja arvioi sisäistä valvontaa systemaattisesti. Toiminnantarkastaja keskittyy siihen, että varoja on käytetty sääntöjen ja päätösten mukaisesti eikä hallinto ole toiminut selvästi virheellisesti.
Milloin yhdistys tarvitsee tilintarkastajan toiminnantarkastajan sijaan?
Pieni urheiluseura tai kyläyhdistys selviää tyypillisesti toiminnantarkastajalla. Tilanne muuttuu, kun yhdistyksen koko kasvaa – tilintarkastuslain pienyritysrajat toimivat tässä ohjenuorana, vaikka yhdistykset eivät olekaan osakeyhtiöitä. Kun kahtena peräkkäisenä tilikautena vähintään kaksi seuraavista ylittyy: taseen loppusumma 100 000 €, liikevaihto 200 000 € tai henkilöstömäärä keskimäärin 3 henkilöä, yhdistyksen on valittava auktorisoitu tilintarkastaja.
Moni yhdistyksen hallitus olettaa virheellisesti, että toiminnantarkastaja riittää aina, kunhan yhdistyksen säännöissä ei erikseen mainita tilintarkastajaa. Tämä on yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä: laki menee sääntöjen ohi, eikä sääntöjen vanhentunut maininta vapauta lakisääteisestä velvollisuudesta. Tarkemmat, ajantasaiset rajat kannattaa aina tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksen tai Suomen Tilintarkastajat ry:n sivuilta, sillä rajat ja tulkinnat ovat muuttuneet aiemminkin. Aiheesta lisää artikkelissa yhdistyksen tilintarkastus – milloin se on pakollinen.
Taloyhtiön tilintarkastus vai toiminnantarkastus
Asunto-osakeyhtiöissä raja on selkeämpi kuin yhdistyksissä. Yli 30 huoneiston taloyhtiöllä on aina tilintarkastusvelvollisuus, ja tehtävään valitaan HT- tai KHT-tilintarkastaja. Pienemmissä, alle 30 huoneiston taloyhtiöissä yhtiökokous voi valita joko tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan – ellei yhtiöjärjestys määrää toisin.
Tässä kohtaa moni hallitus tekee virheen: yhtiöjärjestyksen vanha kirjaus voi edellyttää tilintarkastajaa, vaikka yhtiö olisi kooltaan pieni ja toiminnantarkastaja riittäisi lain mukaan. Yhtiöjärjestystä ei voi ohittaa hallituksen tai yhtiökokouksen omalla päätöksellä – muutos vaatii määräenemmistöpäätöksen ja rekisteröinnin. Tästä kerrotaan tarkemmin artikkelissa yhtiöjärjestyksen määräys tilintarkastuksesta. Taloyhtiön tilintarkastuksen kokonaiskuvaa, mukaan lukien tarkat rajat, avataan artikkelissa taloyhtiön tilintarkastus – velvollisuus ja rajat.
Käytännön esimerkki havainnollistaa asiaa: 18 huoneiston taloyhtiössä hallitus valitsi vuosia toiminnantarkastajan, kunnes uusi isännöitsijä huomasi yhtiöjärjestyksestä maininnan ”tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö”. Yhtiökokouksen päätös toiminnantarkastajan valinnasta oli tällöin muodollisesti virheellinen, vaikka kukaan ei ollut tehnyt mitään väärin taloudenhoidossa. Tilanne korjattiin muuttamalla yhtiöjärjestystä seuraavassa yhtiökokouksessa.
Mitä toiminnantarkastaja tekee käytännössä
Toiminnantarkastajan työ muistuttaa suppeaa hallinnon ja talouden tarkastusta. Hän käy läpi tilinpäätöksen, tositteita otannalla, hallituksen pöytäkirjat ja arvioi, onko varoja käytetty sääntöjen mukaisesti. Toiminnantarkastaja ei anna virallista tilintarkastuslausuntoa eikä sovella ISA-standardeja, joten hänen raporttinsa on muodoltaan vapaampi mutta silti kirjallinen.
Taloyhtiöissä toiminnantarkastajan roolia ja tehtäviä on avattu tarkemmin artikkelissa toiminnantarkastaja taloyhtiössä – tehtävät. Sama henkilö voi toimia useiden pienten yhdistysten tai taloyhtiöiden toiminnantarkastajana, sillä tehtävään ei vaadita PRH:n valvomaa auktorisointia – toisin kuin HT- ja KHT-tilintarkastajien kohdalla, joiden pätevyyttä ja hyväksymistä valvotaan jatkuvasti.
Yleisimmät virheet valinnassa
Kolme virhettä toistuu käytännössä säännöllisesti. Ensinnäkin yhtiökokous tai vuosikokous valitsee toiminnantarkastajan tarkistamatta lakisääteisiä rajoja tai yhtiöjärjestyksen/sääntöjen kirjauksia. Toiseksi toiminnantarkastajaksi valitaan henkilö, jolla ei tosiasiassa ole riittävää talousosaamista – laki ei vaadi tutkintoa, mutta edellyttää tehtävän edellyttämää pätevyyttä, ja puutteellinen osaaminen voi näkyä vasta ongelmatilanteessa. Kolmanneksi unohdetaan, että toiminnantarkastajankin on oltava riippumaton – sama henkilö ei voi tarkastaa omaa tai lähisukulaisensa hoitamaa taloutta.
UKK
Voiko sama henkilö toimia sekä kirjanpitäjänä että toiminnantarkastajana samassa yhdistyksessä?
Ei voi. Riippumattomuusvaatimus koskee myös toiminnantarkastajaa, eikä hän voi tarkastaa työtä, jonka on itse tehnyt tai jossa hänellä on taloudellinen sidonnaisuus tarkastettavaan yhteisöön.
Voiko toiminnantarkastaja muuttua myöhemmin tilintarkastajaksi ilman erillistä päätöstä?
Ei. Siirtyminen tilintarkastajaan vaatii aina erillisen yhtiökokouksen tai vuosikokouksen päätöksen, ja jos kyse on taloyhtiöstä, tarvittaessa myös yhtiöjärjestyksen muutoksen.
Onko toiminnantarkastajan raportti yhtä sitova kuin tilintarkastuskertomus?
Toiminnantarkastajan kertomus on muodollisesti kevyempi eikä sisällä samanlaista lakisääteistä tilintarkastuslausuntoa kuin tilintarkastuskertomus, mutta se on silti virallinen asiakirja, joka esitetään yhtiökokoukselle tai vuosikokoukselle päätöksenteon pohjaksi.
Yhteenveto
Toiminnantarkastus ja tilintarkastus eivät ole toistensa vaihtoehtoja mielivaltaisesti valittavaksi – valintaa ohjaavat sekä laki että yhteisön omat säännöt tai yhtiöjärjestys. Pienelle yhdistykselle tai alle 30 huoneiston taloyhtiölle toiminnantarkastaja voi riittää, mutta rajat kannattaa tarkistaa säännöllisesti, sillä toiminnan kasvu voi ylittää lakisääteiset rajat huomaamatta. Epäselvissä tilanteissa – erityisesti kun yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen sanamuoto on tulkinnanvarainen – kannattaa kääntyä pätevän tilintarkastajan tai Suomen Tilintarkastajat ry:n puoleen ennen vuosikokousta, jotta valinta kestää myös jälkikäteisen tarkastelun.