Taloyhtiön tilintarkastuksessa vastikkeet ovat se osa-alue, johon tarkastaja käyttää eniten aikaa ja josta syntyy eniten havaintoja. Hallituksen jäsenelle ja isännöitsijälle taloyhtiön tarkastuksen erityispiirteiden tunteminen tarkoittaa sujuvampaa tarkastusta, vähemmän lisäselvityspyyntöjä ja tilintarkastuskertomusta, jonka voi esitellä yhtiökokoukselle huoletta. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten hoitovastikkeet, rahoitusvastikkeet ja käyttövastikkeet tarkastetaan ja mihin kannattaa varautua etukäteen.
Miksi vastikkeet ovat taloyhtiön tarkastuksen ydin
Osakeyhtiössä tilintarkastaja seuraa myyntiä, varastoa ja kannattavuutta. Taloyhtiössä tulot tulevat lähes kokonaan osakkailta vastikkeina. Tarkastuksen painopiste on siksi siinä, onko vastikkeet peritty yhtiöjärjestyksen mukaisesti, onko ne kirjattu oikein ja onko niitä käytetty siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.
Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) edellyttää, että vastikkeen perusteesta määrätään yhtiöjärjestyksessä. Jos yhtiöjärjestyksen mukaan hoitovastike peritään osakemäärän perusteella, mutta isännöintijärjestelmään on vuosia sitten syötetty pinta-alaan perustuva peruste, virhe toistuu joka kuukausi. Kokenut tarkastaja katsoo siksi ensin yhtiöjärjestyksen ja vertaa sitä vastikelaskelmaan. Vasta sen jälkeen hän siirtyy kirjanpitoon.
Hoitovastike, rahoitusvastike ja käyttövastike tarkastuksessa
Hoitovastikkeella katetaan juoksevat kulut, kuten lämmitys, isännöinti, kiinteistönhoito, vakuutukset ja kiinteistövero. Tilintarkastaja vertaa toteutuneita hoitotuottoja talousarvioon ja yhtiökokouksen vahvistamiin vastikkeisiin. Jos hoitokate on pysynyt negatiivisena 3-4 vuotta peräkkäin, se kirjataan usein tarkastushavainnoksi, koska yhtiö rahoittaa tällöin hoitokulujaan muilla varoilla.
Rahoitusvastike on tarkastuksessa vaativin. Sillä maksetaan esimerkiksi putkiremontin tai julkisivukorjauksen lainan lyhennyksiä ja korkoja. Tilintarkastaja tarkistaa, että rahoitusvastikkeita ei ole käytetty hoitokuluihin. Lisäksi hän tarkistaa, onko niiden kirjauskäytäntö (tuloutus tuloslaskelmaan tai kirjaus rahastoon) johdonmukainen vuodesta toiseen ja selostettu tilinpäätöksessä.
Käyttövastikkeet, kuten vesimaksut, autopaikat ja saunavuorot, tarkastetaan suppeammin. Vesimaksuissa ongelmana on usein tasaus. Jos huoneistokohtaisia vesimittareita luetaan kerran vuodessa, ennakkomaksujen ja todellisen kulutuksen erotus pitää jaksottaa oikealle tilikaudelle.
Lainaosuudet ja kertasuoritukset
Isoissa remonteissa osakkaat voivat yleensä valita, maksavatko lainaosuutensa kerralla vai rahoitusvastikkeena laina-aikana. Tämä kohta tuottaa taloyhtiöiden tarkastuksissa eniten korjattavaa.
Tyypillinen tilanne on 40-50 huoneiston kerrostalo, joka on tehnyt putkiremontin. Noin kolmasosa osakkaista on maksanut lainaosuutensa kerralla, ja loput maksavat rahoitusvastiketta. Tilintarkastaja laskee yhteen osakaskohtaiset lainaosuudet ja vertaa summaa taseen lainasaldoon. Eroa on 18 000 €, koska kaksi kertasuoritusta on kirjattu hoitotuottoihin eikä lainan lyhennykseksi. Korjaus on yksinkertainen, kunhan virhe löytyy ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista. Jos asia huomataan vasta asuntokaupassa, isännöitsijäntodistuksen lainaosuustiedoissa on silloin jo ollut virhe.
Ammattilainen pyytää siksi aineistopyynnössään aina osakaskohtaisen lainaosuuserittelyn tilinpäätöspäivältä. Isännöitsijä säästää kaikkien aikaa, kun toimittaa sen valmiiksi täsmäytettynä.
Vastikesaatavat, perintä ja hallintaanotto
Avoimet vastikesaatavat ovat taloyhtiön taseessa yleensä pieni erä, mutta tarkastaja käy ne silti läpi. Hän selvittää, ovatko yli 6-12 kuukautta vanhat saatavat todellisuudessa perittävissä ja onko niistä tarvittaessa kirjattu luottotappio.
Jos osakas on maksanut vastikkeensa myöhässä toistuvasti, hallitus voi käyttää asunto-osakeyhtiölain mukaista hallintaanottoa. Tilintarkastaja ei arvioi, olisiko hallintaanotto pitänyt aloittaa. Hän voi kuitenkin todeta tarkastusmuistiossa, että saatavien seuranta on ollut puutteellista. Perintätoimiston toimet ja niiden kulut näkyvät kirjanpidossa, ja niiden kirjaukset tarkastetaan samalla.
Myytti: pieni taloyhtiö ei tarvitse tarkastusta ollenkaan
Moni pienen rivitaloyhtiön hallitus luulee, ettei tilintarkastusvelvollisuuden rajojen alittuminen tarkoita minkäänlaista tarkastusta. Väite on väärä. Jos yhtiöllä ei ole tilintarkastajaa, asunto-osakeyhtiölaki edellyttää toiminnantarkastajan valintaa. Toiminnantarkastaja käy läpi samat perusasiat: vastikkeiden perinnän, talousarvion toteutumisen ja hallinnon asianmukaisuuden. Toiminnantarkastajan tehtävistä kerrotaan tarkemmin artikkelissa toiminnantarkastaja taloyhtiössä.
Tilintarkastusvelvollisuus määräytyy tilintarkastuslain (1141/2015) raja-arvoilla. Velvollisuus syntyy, kun kahtena peräkkäisenä tilikautena kaksi seuraavista ylittyy: taseen loppusumma 100 000 €, liikevaihto 200 000 € ja henkilöstö 3. Taloyhtiön liikevaihtoon lasketaan vastikkeet. Taserajan taas ylittää jo kohtalainen remonttilaina. Siksi raja ylittyy usein yllättävän pienissäkin yhtiöissä. Yhtiöjärjestys voi lisäksi edellyttää tilintarkastajaa rajoista riippumatta. Rajoja käsitellään tarkemmin artikkelissa taloyhtiön tilintarkastusvelvollisuus.
Yleisimmät virheet vastikkeiden käsittelyssä
Samat virheet toistuvat taloyhtiöstä toiseen, olipa kyse Helsingin kantakaupungin kerrostalosta tai Oulun rivitaloyhtiöstä:
Vastikkeiden korotus ilman yhtiökokouksen päätöstä. Hallitus nostaa vastiketta kesken vuoden kulujen kasvun vuoksi, vaikka vastikkeista päättää yhtiökokous. Tarkastaja kirjaa tällaisen huomion lähes aina.
Rahoitusvastikkeiden sekoittuminen hoitotuottoihin. Erillistä seurantaa ei ole, ja ylijäämäiset rahoitusvastikkeet kuluvat huomaamatta juokseviin menoihin.
Puutteellinen erittely tilinpäätöksessä. Taloyhtiön tilinpäätöksessä vastikerahoituksen käyttö ja talousarvion toteutuminen on esitettävä eriteltyinä. Pelkkä tuloslaskelma ei riitä.
Kaikki nämä virheet on helppo välttää. Isännöitsijän ja hallituksen puheenjohtajan kannattaa käydä vastikelaskelma ja yhtiökokouksen pöytäkirja yhdessä läpi ennen kuin aineisto toimitetaan tarkastajalle.
Tarkastajan pätevyys ja palkkio taloyhtiössä
Taloyhtiön lakisääteisen tilintarkastuksen voi tehdä HT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. KHT-pätevyyttä ei tarvita, ellei kyse ole poikkeuksellisen suuresta yhtiöstä tai yhtiöjärjestys sitä edellytä. Taloyhtiöiden tarkastukseen ovat erikoistuneet usein pienet paikalliset toimistot ja itsenäiset HT-tilintarkastajat. Big Four -yhtiöt, kuten KPMG, PwC, EY ja Deloitte, tarkastavat lähinnä suuria kiinteistösijoittajia.
Taloyhtiön tilintarkastus maksaa tavallisesti 500-2 000 €. Hintaan vaikuttavat huoneistojen määrä, käynnissä olevat remontit, lainaosuuksien seuranta ja aineiston kunto. Putkiremonttivuonna työtä voi olla kaksinkertaisesti tavalliseen vuoteen verrattuna. Palkkion muodostumista käsitellään artikkelissa tilintarkastuksen palkkio.
UKK – taloyhtiön vastikkeet ja tilintarkastus
Tarkastaako tilintarkastaja jokaisen osakkaan vastikemaksut?
Ei yleensä yksitellen. Tarkastaja tekee vastikkeiden kokonaistäsmäytyksen ja ottaa pistokokeita. Lainaosuudet kuitenkin täsmäytetään usein osakaskohtaisesti, koska niillä on suora vaikutus osakkaiden varallisuuteen.
Saako rahoitusvastikkeiden ylijäämää käyttää hoitokuluihin?
Rahoitusvastikkeet on kerätty tiettyyn tarkoitukseen, ja niiden käyttäminen muuhun vaatii yleensä yhtiökokouksen päätöksen. Tarkka menettely riippuu yhtiön tilanteesta, joten asiasta kannattaa kysyä tilintarkastajalta ennen päätöstä.
Mitä tapahtuu, jos tarkastaja löytää vastikkeista virheen?
Olennaiset virheet korjataan ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista. Pienemmät havainnot raportoidaan hallitukselle tarkastusmuistiossa. Jos virhettä ei korjata ja se on olennainen, tilintarkastuskertomukseen voidaan lisätä huomautus tai varauma.
Yhteenveto ja viimeinen vinkki
Taloyhtiön tarkastuksessa tärkeimmät asiat ovat vastikkeiden peruste, rahoitusvastikkeiden käyttö ja lainaosuuksien täsmäytys. Kun yhtiöjärjestys, yhtiökokouksen päätökset ja vastikelaskelma vastaavat toisiaan ja osakaskohtainen lainaosuuserittely on valmiina, tarkastus etenee nopeasti ja palkkio pysyy kohtuullisena.
Artikkeli on yleistä tietoa, eikä se korvaa henkilökohtaista neuvontaa. Konkreettisissa tilanteissa kannattaa kääntyä pätevän tilintarkastajan puoleen. Tilintarkastusvelvollisuuden raja-arvot ja pätevyysvaatimukset voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tai Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta.