Tilinpäätösaineiston puutteet ovat yleisin syy siihen, että tilintarkastus venyy, palkkio kasvaa ja yhtiökokous joudutaan siirtämään. Kun pk-yrittäjä, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai yhdistyksen taloudenhoitaja tietää etukäteen, mitkä puutteet aineistossa toistuvat, ne ehtii korjata ennen kuin tilintarkastaja aloittaa työnsä. Tässä artikkelissa käydään läpi tyypilliset aukot, niiden seuraukset ja tapa paikata ne ajoissa.
Hyöty on suora. Valmiin aineiston tarkastus on nopeampi, siitä tulee vähemmän kysymyksiä, ja tilintarkastuskertomus saadaan allekirjoitettua aikataulussa.
Miksi aineiston puutteet maksavat
Tilintarkastaja hankkii ISA-standardien (erityisesti ISA 500) mukaan riittävää ja tarkoitukseen soveltuvaa tilintarkastusevidenssiä. Jos tositteita, erittelyjä tai vahvistuksia ei ole, tarkastaja joutuu pyytämään niitä uudelleen. Pahimmillaan hän joutuu tekemään vaihtoehtoisia tarkastustoimenpiteitä.
Jokainen ylimääräinen kierros näkyy laskussa. Pienen osakeyhtiön lakisääteinen tilintarkastus maksaa tyypillisesti 1 500-5 000 € ja taloyhtiön 500-2 000 €. Puutteiden selvittelystä aiheutuva lisätyö laskutetaan yleensä tuntiperusteisesti, ja muutaman tunnin lisäselvittely voi nostaa pienen yhtiön laskua kymmeniä prosentteja.
Aikataulu on toinen riski. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja osakeyhtiön varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa. Tilintarkastajalle jää vähän pelivaraa, jos aineisto saapuu huhtikuun lopussa vajaana. Tarkempi kuva määräajoista löytyy artikkelista tilintarkastuksen aikataulu tilikauden jälkeen.
Yleisimmät puutteet aineistossa tase-erittäin
Kokenut tilintarkastaja katsoo ensin taseen, koska siellä virheet näkyvät. Tuloslaskelman erät tarkastetaan usein analyyttisesti, mutta jokaisen tase-erän takana pitää olla erittely, joka täsmää kirjanpitoon sentilleen. Seuraavat puutteet toistuvat vuodesta toiseen:
Puuttuvat tase-erittelyt – esimerkiksi siirtosaamisista tai ostoveloista on vain saldo ilman eriteltyä sisältöä.
Täsmäyttämätön pankkitili – kirjanpidon saldo ei vastaa 31.12. tiliotetta, eikä eroa ole selvitetty.
Varaston inventaario puuttuu – tilikauden viimeisen päivän laskentalistaa ei ole tehty tai sitä ei ole allekirjoitettu.
Arvonlisäveron täsmäytys tekemättä – kirjanpidon ALV-velka ei vastaa OmaVeroon ilmoitettua.
Hallituksen pöytäkirjat puuttuvat – esimerkiksi osingonjakoa, osakaslainaa tai merkittävää investointia koskeva päätös on tehty, mutta pöytäkirjaa ei löydy.
Palkat aiheuttavat oman ongelmansa. Kirjanpidon palkkakulujen pitää täsmätä tulorekisteriin ilmoitettuihin summiin. Ero syntyy tyypillisesti silloin, kun joulukuun palkat on maksettu tammikuussa ja jaksotettu väärin.
Käytännön esimerkki: inventaario, jota ei voi tehdä jälkikäteen
Tyypillinen tilanne pienessä tukkukaupassa: varastoa on taseessa 80 000 €, mutta inventaario jäi tekemättä joulun kiireiden vuoksi. Tammikuun puolivälissä tilitoimisto huomaa asian, ja lukemaksi kirjataan edellisen vuoden luku korotettuna arviolla.
Tilintarkastaja ei voi hyväksyä tätä sellaisenaan. Jos varasto on olennainen erä, vaihtoehtoina ovat raskas takautuva laskenta myyntien ja ostojen avulla tai pahimmillaan mukautettu tilintarkastuskertomus. Kumpikin tulee kalliimmaksi kuin kahden tunnin laskenta 31.12.
Opetus on yksinkertainen. Osa aineistosta syntyy vain tiettynä päivänä, eikä sitä voi rekonstruoida jälkikäteen. Inventaario, kassan laskenta ja tilikauden päättymispäivän tiliotteet kuuluvat tähän ryhmään.
Taloyhtiön ja yhdistyksen erityispiirteet
Asunto-osakeyhtiössä tyypillisimmät puutteet liittyvät rahoitusvastikkeisiin ja osakaskohtaisiin lainaosuuksiin. Jos osakas on maksanut lainaosuutensa kertasuorituksena, lainaosuuslaskelman pitää täsmätä yhtiön lainasaldoon. Vastikesaatavien erittely, korjausrahastojen käyttö ja yhtiökokouksen päätökset isommista korjauksista ovat muut tyypilliset kompastuskivet.
Yhdistyksissä ongelma on usein dokumentoinnissa. Käteistulot myyjäisistä tai tapahtumista kirjataan ilman tilitystositetta, ja avustusten käyttöä ei ole eritelty avustuksen myöntäjän edellyttämällä tavalla. Toiminnantarkastaja kohtaa samat puutteet kuin tilintarkastaja, vaikka tarkastus on kevyempi.
Myytti: tilintarkastaja korjaa puutteet itse
Moni olettaa, että tilintarkastaja paikkaa puuttuvat erittelyt ja korjaa kirjaukset osana työtään. Näin ei ole. Tilintarkastaja on riippumaton ulkopuolinen tarkastaja, eikä hän saa tehdä kirjanpitoa tai laatia tilinpäätöstä yhtiölle, jota hän tarkastaa.
Juokseva kirjanpito, täsmäytykset ja tilinpäätöksen laatiminen kuuluvat yhtiölle ja sen tilitoimistolle. Tilintarkastaja voi kertoa havainnoistaan ja ehdottaa korjauksia, mutta korjaukset tekee kirjanpitäjä ja tilinpäätöksen hyväksyy hallitus. Merkittävät havainnot raportoidaan johdolle usein erillisellä huomautuskirjeellä.
Näin korjaat puutteet ajoissa
Ammattilainen aloittaa valmistelun jo marras-joulukuussa eikä vasta tilinpäätöksen jälkeen. Sovi tilitoimiston kanssa, kuka tekee inventaarion, kuka pyytää saldovahvistukset ja milloin tase-erittelyt ovat valmiit. Netvisorin, Procountorin ja muiden taloushallinto-ohjelmien raportit kannattaa ajaa ulos tilikauden päättymispäivältä ja tallentaa samaan kansioon.
Kysy tilintarkastajalta aineistopyyntö etukäteen. Useimmat tarkastajat lähettävät listan, ja sen läpikäynti rivi riviltä paljastaa aukot viikkoja ennen kuin niistä tulee ongelma. Mitä listalla tavallisesti on, käydään läpi artikkelissa aineistopyyntö tarkastajalta.
Tee lopuksi oma sisäinen tarkistus. Hallituksen jäsenen tai toimitusjohtajan kannattaa katsoa, että jokaiselle tase-erälle on erittely ja että pöytäkirjat ovat allekirjoitettuina tallessa. Laajempi tarkistuslista löytyy artikkelista kirjanpidon kunto ennen tarkastusta.
Mitä välttää
Ensimmäinen virhe on aineiston toimittaminen paloina. Kun tarkastaja saa tiliotteet maaliskuussa, erittelyt huhtikuussa ja pöytäkirjat toukokuussa, hän joutuu aloittamaan työn useaan kertaan.
Toinen virhe on arvioiden jättäminen perustelematta. Epävarmojen saatavien alaskirjaus, varaukset ja poistot tarvitsevat lyhyen kirjallisen perustelun. Pelkkä luku taseessa ei riitä evidenssiksi.
Kolmas virhe on olettaa, että edellisen vuoden aineisto kelpaa uudelleen. Pysyvät asiakirjat, kuten vuokrasopimukset ja lainasopimukset, kannattaa päivittää, jos ehdot ovat muuttuneet.
UKK
Voiko tilintarkastus alkaa, vaikka osa aineistosta puuttuu?
Voi, ja usein työ aloitetaan osissa. Tilintarkastuskertomusta ei kuitenkaan voida antaa ennen kuin olennaiset erät on tarkastettu ja hallitus on allekirjoittanut tilinpäätöksen.
Mitä tapahtuu, jos puutetta ei saada korjattua?
Jos puute koskee olennaista erää eikä riittävää evidenssiä saada muuten, tilintarkastaja voi joutua antamaan mukautetun lausunnon, esimerkiksi varauman. Lievemmät puutteet käsitellään yleensä huomautuskirjeessä tai tarkastushavaintoina.
Laskuttaako tilintarkastaja puutteiden selvittelystä erikseen?
Yleensä kyllä, jos toimeksiantokirjeessä on sovittu, että palkkio perustuu valmiiseen aineistoon. Ehdot kannattaa tarkistaa omasta toimeksiantokirjeestä.
Yhteenveto: valmistelu maksaa itsensä takaisin
Useimmat aineiston puutteet ovat ennustettavia: tase-erittelyt, täsmäytykset, inventaario ja pöytäkirjat. Kun ne hoidetaan ennen tilikauden päättymistä tai heti sen jälkeen, tarkastus etenee yhdellä kierroksella ja palkkio pysyy sovitussa.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa henkilökohtaista neuvontaa. Konkreettisissa tilanteissa käänny aina pätevän tilintarkastajan puoleen. Tarkista ajantasaiset määräajat, tilintarkastusvelvollisuuden rajat ja pätevyysvaatimukset Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sekä Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta, sillä säädökset voivat muuttua.