Tilintarkastuksen aikataulu ratkeaa pitkälti jo ennen kuin tilintarkastaja avaa ensimmäistäkään tositetta. Tämä artikkeli on tarkoitettu osakeyhtiön toimitusjohtajalle, taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle ja yhdistyksen taloudenhoitajalle, jotka haluavat tietää, mitä tilikauden päättymisen jälkeen tapahtuu ja missä järjestyksessä. Kun määräajat ovat tiedossa etukäteen, yhtiökokous ei siirry, tilinpäätöksen rekisteröinti PRH:hon ei myöhästy eikä tilintarkastuksen lasku kasva kevään kiireessä.
Lakisääteiset määräajat tilikauden päättymisestä
Suomalaisen tilintarkastuksen aikataulu rakentuu muutaman lakisääteisen takarajan varaan. Ne lasketaan tilikauden viimeisestä päivästä, eli kalenterivuoden tilikaudella 31.12. alkaen.
Neljä kuukautta: kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiön veroilmoituksen määräaika on samoin neljä kuukautta, eli kalenterivuoden tilikaudella huhtikuun loppu.
Kuusi kuukautta: osakeyhtiön ja asunto-osakeyhtiön varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa. Tilintarkastuskertomuksen on oltava valmiina ennen kokousta, koska kokous vahvistaa tilinpäätöksen sen pohjalta.
Kahdeksan kuukautta: osakeyhtiön tilinpäätös on ilmoitettava rekisteröitäväksi PRH:lle. Jos se myöhästyy, PRH perii myöhästymismaksun. Säätiöllä takaraja on tiukempi: tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus toimitetaan PRH:lle kuuden kuukauden kuluessa.
Näiden väliin jää yksi käytännössä tärkein sääntö. Osakeyhtiölain mukaan tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen yhtiökokousta. Tämä kuukausi on tilintarkastajan työaika, eikä sitä kannata kaventaa.
Tyypillinen tilintarkastuksen aikataulu kalenterivuoden tilikaudella
Pienessä osakeyhtiössä, jonka liikevaihto on esimerkiksi 800 000 euroa ja jonka kirjanpito hoidetaan tilitoimistossa, kevät etenee yleensä tällä tavalla:
Tammikuu: tilitoimisto kirjaa joulukuun tapahtumat, tekee alv-ilmoituksen ja täsmäyttää pankkitilit. Varasto inventoidaan viimeistään tilinpäätöspäivänä, ja inventaariolista allekirjoitetaan.
Helmi–maaliskuu: tilinpäätös laaditaan. Hallitus käy läpi luonnoksen, hyväksyy sen ja allekirjoittaa sen. Tilintarkastaja saa aineistot, yleensä sähköisesti Procountorin, Netvisorin tai Fennoan kautta tai erillisen tiedostopalvelun välityksellä.
Maalis–huhtikuu: tilintarkastaja tarkastaa tilinpäätöksen ja hallinnon, kysyy lisäselvityksiä ja antaa tilintarkastuskertomuksen. Samalla valmistuu veroilmoitus.
Touko–kesäkuu: yhtiökokous vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapaudesta ja voitonjaosta.
Kesä–elokuu: tilinpäätös rekisteröidään PRH:hon.
Taloyhtiöissä aikataulu on samankaltainen, mutta yhtiökokous pidetään usein jo huhti–toukokuussa. Kunnissa tilinpäätös laaditaan maaliskuun loppuun mennessä, ja JHT-tilintarkastaja tarkastaa sen ennen kuin valtuusto käsittelee tilinpäätöksen kesäkuun loppuun mennessä. Pörssiyhtiöt julkaisevat tilinpäätöstiedotteen jo helmikuussa, joten KHT-tilintarkastajan työ on siellä ajoitettu kokonaan eri rytmiin.
Tilintarkastus ei ala tilikauden jälkeen
Moni luulee, että tilintarkastus tehdään yhdellä kertaa tilinpäätöksen valmistuttua. Tämä on väärinkäsitys. Keskisuurissa ja suurissa yhtiöissä tilintarkastajan työ jakautuu koko vuodelle ISA-standardien mukaisesti: ensin suunnittelu ja riskiarvio, sitten välitarkastus syksyllä ja lopuksi tilinpäätöstarkastus keväällä. Vaiheiden sisältöä käsitellään tarkemmin artikkelissa tilintarkastuksen vaiheet.
Pienessä osakeyhtiössä kaikki tehdään usein keväällä, ja tilintarkastukseen kuluu tyypillisesti 10–30 tuntia. Silloinkin kannattaa sopia jo loka–marraskuussa, milloin aineistot toimitetaan. Big Four -yhtiöissä (KPMG, PwC, EY, Deloitte) ja keskisuurissa toimijoissa, kuten BDO:lla ja Grant Thorntonilla, kevään resurssit lukitaan jo edellisenä syksynä. Sama koskee monia yksin toimivia HT-tilintarkastajia Tampereella, Oulussa tai Kuopiossa, sillä heidän asiakkaistaan jopa 80 % voi päättää tilikautensa samana päivänä.
Kestävyysraportoinnin varmennus lisää kiirettä suurimmissa yhtiöissä. ESRS-standardien mukainen kestävyysraportti varmennetaan samassa aikataulussa kuin tilinpäätös, joten suunnittelu alkaa näissä yhtiöissä käytännössä jo tilikauden aikana.
Yleisimmät virheet aikataulussa
Tilinpäätös toimitetaan tilintarkastajalle viikkoa ennen yhtiökokousta. Taloyhtiöissä tämä on yllättävän yleistä. Isännöitsijä lähettää aineiston maaliskuun lopussa, kokouskutsu on jo lähtenyt ja kokous pidetään huhtikuun ensimmäisellä viikolla. Tilintarkastajan on silloin joko tehtävä työ kiireellä tai pyydettävä kokouksen siirtoa. Kiireessä tehty tarkastus on harvoin halvempi, ja laskuun voi tulla ylimääräisiä tunteja.
Aineisto on puutteellinen. Kun tasekirjasta puuttuvat allekirjoitukset, saamisten erittelyt tai pankkitilien saldovahvistukset, tilintarkastaja joutuu pyytämään niitä erikseen, ja jokainen kierros vie 3–7 päivää. Artikkelissa aineistopyyntö tarkastajalta kerrotaan, mitä tavallisesti tarvitaan.
Hallituksen allekirjoitusta ei ajoiteta. Tilintarkastuskertomus päivätään vasta, kun hallitus on allekirjoittanut tilinpäätöksen. Jos kolme hallituksen jäsentä on eri paikkakunnilla ja käytössä ei ole sähköistä allekirjoitusta, siihen voi kulua kaksi viikkoa.
Näin pidät tilintarkastuksen aikataulun hallinnassa
Kokenut talousjohtaja laskee aikataulun takaperin yhtiökokouksen päivämäärästä. Jos kokous on 5.6., tilintarkastuskertomuksen on oltava valmiina toukokuun puolivälissä, allekirjoitetun tilinpäätöksen tilintarkastajalla viimeistään 5.5. ja tilinpäätösluonnoksen valmiina huhtikuun alussa. Veroilmoituksen takaraja 30.4. puoltaa kuitenkin sitä, että tilinpäätös valmistuu jo maaliskuussa.
Kirjanpidon kunto ratkaisee käytännössä enemmän kuin kalenteri. Täsmäytetyt taseerät ja selkeät tositteet lyhentävät tarkastusta, mitä käsitellään myös artikkelissa kirjanpidon kunto ennen tarkastusta. Kannattaa muistaa, että kirjanpidon hoitaa tilitoimisto ja tilintarkastaja on ulkopuolinen ja riippumaton tarkastaja. Tilintarkastaja ei korjaa kirjanpitoa, vaan arvioi sen.
Poikkeuksiakin on. Jos yhtiön tilikausi päättyy esimerkiksi 30.6. tai 31.8., tilintarkastaja on syksyllä usein vapaampi ja aikataulu joustavampi. Tilikauden vaihtaminen pelkästään tilintarkastuksen takia on harvoin järkevää, mutta uutta yhtiötä perustettaessa asiaa kannattaa miettiä. Yhdistyksissä aikataulu määräytyy sääntöjen mukaan. Tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan on yleensä saatava aineisto 2–4 viikkoa ennen kevätkokousta.
Hinnoittelu vaihtelee: pienen osakeyhtiön tilintarkastus maksaa tyypillisesti 1 500–5 000 €, keskisuuren yhtiön 5 000–20 000 € ja taloyhtiön 500–2 000 €. Myöhästyneet ja puutteelliset aineistot näkyvät laskussa suoraan lisätunteina.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa, eikä se ole oikeudellista neuvontaa. Määräajat ja tilintarkastusvelvollisuuden rajat voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarkistaa PRH:n ja Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta. Oman yhtiön tilanteesta kannattaa aina kysyä omalta tilintarkastajalta.
UKK
Kuinka kauan tilintarkastus kestää tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen?
Pienessä osakeyhtiössä tai taloyhtiössä tilintarkastus kestää yleensä 1–3 viikkoa, jos aineisto on kunnossa. Laki edellyttää, että tilinpäätös annetaan tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen yhtiökokousta.
Mitä tapahtuu, jos yhtiökokousta ei pidetä kuuden kuukauden kuluessa?
Myöhästyminen on osakeyhtiölain vastaista, ja osakkeenomistaja voi vaatia kokouksen koolle kutsumista. Tilinpäätöksen rekisteröinti PRH:hon voi myös myöhästyä, jolloin PRH perii myöhästymismaksun.
Voiko tilintarkastuksen aloittaa ennen tilikauden päättymistä?
Voi, ja keskisuurissa yhtiöissä se on tavallista. Välitarkastus syksyllä käy läpi sisäisen valvonnan ja tilikauden tapahtumia, jolloin keväälle jää vähemmän työtä.
Aikataulun ydin
Tilintarkastuksen aikataulu kannattaa rakentaa kolmen takarajan varaan: tilinpäätös neljässä kuukaudessa, yhtiökokous kuudessa ja rekisteröinti kahdeksassa. Tilintarkastajalle jää näiden väliin laissa turvattu kuukausi. Kun aikataulu sovitaan jo syksyllä ja aineisto toimitetaan kerralla valmiina, tilintarkastus valmistuu ajallaan ja lasku pysyy arvioidussa summassa.