Olennaisuus on yksi tilintarkastuksen keskeisimmistä käsitteistä, mutta harva tilintarkastuksen kohteena oleva yrittäjä tai hallituksen jäsen tietää, mitä se käytännössä tarkoittaa. Kun tilintarkastaja puhuu olennaisuusrajasta, hän ei tarkoita, että pienet virheet olisivat sallittuja – hän tarkoittaa, että tarkastus kohdistetaan sinne, missä virheellä olisi todellista merkitystä tilinpäätöksen lukijalle.
Mitä olennaisuus tarkoittaa tilintarkastuksessa
Olennaisuudella tarkoitetaan sitä rajaa, jonka ylittävä virhe tai puute tilinpäätöksessä voisi vaikuttaa lukijan – esimerkiksi pankin, verottajan, osakkaan tai hallituksen – tekemiin päätöksiin. ISA-standardit (International Standards on Auditing), joita suomalaisetkin tilintarkastajat noudattavat, edellyttävät olennaisuusrajan määrittämistä jo tarkastuksen suunnitteluvaiheessa.
Käytännössä tilintarkastaja ei tarkasta jokaista tositetta. Se olisi mahdotonta ja tarpeetonta kalliskin. Sen sijaan tarkastus kohdennetaan riskiperusteisesti niihin eriin, joissa virheen todennäköisyys ja vaikutus ovat suurimmat.
Miten olennaisuusraja lasketaan käytännössä
Tilintarkastaja laskee olennaisuusrajan tyypillisesti prosenttiosuutena jostain tilinpäätöksen tunnusluvusta. Yleisimmin käytettyjä perusteita ovat liikevaihto, taseen loppusumma tai tulos ennen veroja.
Esimerkkinä keskisuuri konepajayritys, jonka liikevaihto on 8 miljoonaa euroa. Tilintarkastaja saattaa asettaa yleisen olennaisuusrajan noin 0,5–1 prosenttiin liikevaihdosta, eli 40 000–80 000 euroon. Tämän rajan alapuolelle jäävät yksittäiset virheet eivät todennäköisesti muuta tilinpäätöksen antamaa kuvaa, vaikka ne löytyisivätkin.
Lisäksi käytössä on usein niin sanottu työskentelyolennaisuus (performance materiality), joka asetetaan yleistä olennaisuusrajaa alemmas – esimerkiksi 60–75 prosenttiin siitä. Tällä varmistetaan, ettei pienten, toisiinsa kertyvien virheiden summa ylitä olennaisuusrajaa huomaamatta.
Pienessä osakeyhtiössä laskentatapa on sama, mutta luvut ovat tietysti pienempiä. Esimerkiksi 300 000 euron liikevaihdon yhtiössä olennaisuusraja voi olla vain muutaman tuhannen euron luokkaa. Tämä ei tarkoita, että tilintarkastus olisi pienemmässä yhtiössä kevyempää – suhteessa liikevaihtoon tarkastus on usein tarkempaa, koska yksittäisen tositteen paino kokonaisuudessa on suurempi.
Määrällinen ja laadullinen olennaisuus
Olennaisuus ei ole pelkkää matematiikkaa. Tilintarkastaja arvioi aina myös laadullisia tekijöitä, jotka voivat tehdä euromäärältään pienestäkin virheestä olennaisen.
Tyypillisiä laadullisesti olennaisia asioita ovat lähipiiritapahtumat, lain tai yhtiöjärjestyksen vastainen toiminta, johdon palkitsemiseen liittyvät järjestelyt sekä virheet, jotka kääntäisivät tuloksen voitollisesta tappiolliseksi tai toisin päin. Esimerkiksi 5 000 euron suuruinen kirjausvirhe voi olla euromääräisesti olennaisuusrajan alapuolella, mutta jos se liittyy toimitusjohtajan omaan yhtiöön tehtyyn ostoon, tilintarkastaja käsittelee asiaa aina olennaisena.
Sama pätee toistuviin pieniin virheisiin. Jos samantyyppinen kirjausvirhe toistuu järjestelmällisesti kuukaudesta toiseen, kyse voi olla puutteellisesta sisäisestä valvonnasta – ja se on eri asia kuin yksittäinen inhimillinen erehdys.
Yleinen väärinkäsitys: olennaisuusraja ei ole vapaakortti
Monet luulevat, että olennaisuusraja tarkoittaa summaa, jonka alapuolella virheitä ”saa tehdä” ilman seuraamuksia. Tämä on virheellinen käsitys.
Olennaisuusraja on tarkastuksen työkalu, ei kirjanpidon toleranssi. Yrityksen kirjanpidon pitää olla oikein jokaisen euron osalta – kyse on siitä, mihin tilintarkastaja kohdistaa rajallisen tarkastusresurssinsa ja minkä suuruisia poikkeamia hän raportoi tilinpäätöksen olennaisena virheenä. Pieni, tahaton kirjausvirhe, joka jää olennaisuusrajan alle, ei automaattisesti tarkoita, ettei sitä tarvitsisi korjata – hyvä tilintarkastaja nostaa havaitsemansa virheet esiin joka tapauksessa, vaikka ne eivät vaikuttaisi tilintarkastuskertomuksen sisältöön.
Miten olennaisuus näkyy tarkastuksen eri vaiheissa
Olennaisuusraja vaikuttaa käytännössä koko tarkastusprosessiin suunnittelusta raportointiin asti. Suunnitteluvaiheessa se ohjaa, mille tileille ja prosesseille tarkastusresursseja kohdennetaan eniten – tästä kertoo tarkemmin tilintarkastuksen vaiheita käsittelevä artikkeli.
Tarkastuksen aikana havaitut virheet kootaan yhteen, ja tilintarkastaja arvioi lopuksi, ylittääkö niiden yhteisvaikutus olennaisuusrajan. Jos ylittää eikä yhtiö korjaa virheitä, seurauksena voi olla mukautettu tilintarkastuslausunto. Lausunnon rakenne ja eri lausuntotyypit on avattu tilintarkastuskertomuksen sisältöä käsittelevässä artikkelissa.
Yleisimmät virheet olennaisuuden ymmärtämisessä
Kolme virhettä toistuu käytännössä eniten yritysten ja yhdistysten puolella:
Virhe 1: Olennaisuusraja sekoitetaan tarkastuksen kattavuuteen. Osa asiakkaista olettaa, että tilintarkastaja käy läpi kaiken aineiston, jos vain pyytää sitä. Todellisuudessa tarkastus perustuu otantaan ja riskiarvioon, ei kaiken kattavaan läpikäyntiin.
Virhe 2: Pieniä virheitä ei korjata, koska ”ne eivät ylittäneet rajaa”. Tämä ajattelu johtaa siihen, että virheet kertyvät vuodesta toiseen, kunnes ne yhdessä muodostavat olennaisen ongelman.
Virhe 3: Laadullisia tekijöitä ei osata tunnistaa. Lähipiiritapahtumat ja poikkeamat yhtiöjärjestyksestä jäävät helposti huomaamatta, koska niitä ei osata yhdistää olennaisuuskeskusteluun. Jos yhtiöjärjestyksessä on erillinen tilintarkastusta koskeva määräys, sen noudattaminen kannattaa tarkistaa – aiheesta lisää artikkelissa aineistopyynnöstä ja sen toimittamisesta tarkastajalle.
UKK – usein kysyttyä olennaisuudesta
Tarkoittaako olennaisuusraja, että pieniä virheitä saa jättää korjaamatta?
Ei. Olennaisuusraja ohjaa tilintarkastajan raportointia ja resurssien kohdentamista, mutta kirjanpidon pitää silti olla oikein. Havaitut virheet tuodaan yleensä esiin riippumatta niiden euromäärästä, erityisesti jos ne toistuvat.
Onko olennaisuusraja sama kaikissa yhtiöissä?
Ei. Raja lasketaan tapauskohtaisesti yhtiön koon, toimialan ja riskiprofiilin perusteella. Pienessä osakeyhtiössä ja pörssiyhtiössä käytetään samaa laskentalogiikkaa, mutta euromäärät ja tarkastuksen syvyys eroavat merkittävästi.
Voiko olennaisuusraja muuttua kesken tarkastuksen?
Kyllä. Jos tarkastuksen aikana ilmenee uutta tietoa – esimerkiksi tilinpäätösluonnos muuttuu olennaisesti tai havaitaan uusi riski – tilintarkastaja voi tarkistaa olennaisuusrajaa ja laajentaa tarkastustoimenpiteitä tarpeen mukaan.
Yhteenveto
Olennaisuus on tilintarkastajan työkalu, jolla rajallinen tarkastusaika kohdennetaan sinne, missä virheillä olisi todellista merkitystä tilinpäätöksen lukijalle. Se ei ole lupa jättää pieniä virheitä korjaamatta, eikä se poista yrityksen omaa vastuuta kirjanpidon oikeellisuudesta.
Käytännön tasolla kannattaa muistaa, että laadulliset tekijät – kuten lähipiiritapahtumat – voivat tehdä pienestäkin summasta olennaisen. Koska olennaisuusrajan laskentaperusteet ja tilintarkastusvelvollisuuden rajat voivat muuttua, ajantasaiset tiedot kannattaa aina tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksen tai Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta, ja yksittäistapauksissa kääntyä pätevän tilintarkastajan puoleen henkilökohtaista arviota varten.