Pienen yhdistyksen taloudenhoitaja saa usein kevätkokouksen alla kysymyksen: tarvitaanko tilintarkastaja, vai riittääkö toiminnantarkastaja? Yhdistyksen toiminnantarkastus on useimmille Suomen noin 100 000 rekisteröidylle yhdistykselle riittävä ja lain mukainen tapa valvoa hallinnon ja talouden hoitoa. Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin kevyempi muoto riittää, mitä toiminnantarkastaja oikeasti tekee ja missä kohdissa yhdistykset tyypillisesti kompastuvat.
Mistä toiminnantarkastus tulee ja kenelle se on tarkoitettu
Toiminnantarkastaja tuli yhdistyslakiin syyskuussa 2011. Se korvasi vanhan ”maallikkotilintarkastajan”, jota ei uuden tilintarkastuslain jälkeen voinut enää kutsua tilintarkastajaksi. Nimike muuttui, ja samalla tehtävä sai oman, tilintarkastuksesta erillisen sisältönsä.
Yhdistyslain 38 §:n mukaan yhdistyksen on valittava tilintarkastaja, jos kahdella peräkkäisellä tilikaudella useampi kuin yksi seuraavista rajoista ylittyy: taseen loppusumma 100 000 €, liikevaihto tai vastaavat tuotot 200 000 € tai palveluksessa keskimäärin yli 3 henkilöä. Tilintarkastaja tarvitaan myös, jos yhdistyksen säännöt sitä edellyttävät. Muissa tapauksissa valitaan toiminnantarkastaja ja tälle varahenkilö, jos varsinaisia toiminnantarkastajia on vain yksi.
Käytännössä valtaosa urheiluseuroista, kyläyhdistyksistä, harrastusseuroista ja vanhempainyhdistyksistä jää rajojen alle. Tarkemmin rajoista kertoo artikkeli yhdistyksen tilintarkastuksen pakollisuudesta.
Mitä yhdistyksen toiminnantarkastus käytännössä sisältää
Laki edellyttää, että toiminnantarkastaja tarkastaa yhdistyksen hallinnon ja talouden yhdistyksen toiminnan ja olosuhteiden edellyttämässä laajuudessa. Muotoilu on tarkoituksella joustava. Kymmenen jäsenen lukupiirin ja 400 jäsenen urheiluseuran tarkastukset näyttävät aivan erilaisilta.
Kokenut toiminnantarkastaja aloittaa yleensä pöytäkirjoista. Onko hallitus tehnyt päätökset, joiden perusteella rahaa on liikkunut? Onko syyskokouksen hyväksymää talousarviota noudatettu? Sen jälkeen hän täsmäyttää pankkitilin saldon tilinpäätökseen, käy pistokokein läpi tositteita ja katsoo, ettei hallituksen jäsenille ole maksettu korvauksia ilman päätöstä.
Tarkastuksen päätteeksi annetaan toiminnantarkastuskertomus, joka esitetään kevätkokoukselle ennen tilinpäätöksen vahvistamista. Kertomukselle ei ole tilintarkastuskertomuksen kaltaista vakiomuotoa. Jos tarkastuksessa havaitaan lain tai sääntöjen vastaista toimintaa, se on kerrottava kertomuksessa.
Toiminnantarkastus ja tilintarkastus – miksi muotoa kutsutaan kevyemmäksi
Tilintarkastaja noudattaa tilintarkastuslakia (1141/2015) ja ISA-standardeja. Hänen on dokumentoitava riskiarvio, olennaisuusraja ja tarkastustoimenpiteet, ja hänen työtään valvoo Patentti- ja rekisterihallituksen Tilintarkastusvalvonta. Tilintarkastuskertomus sisältää lausunnon siitä, antaako tilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot.
Toiminnantarkastajalta ei vaadita tutkintoa eikä standardien noudattamista. Laki edellyttää ainoastaan, että hänellä on tehtävän laatuun nähden riittävä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus. Raportointi on vapaamuotoisempaa, ja työmäärä on yleensä muutamasta tunnista päivään.
Hintaero on huomattava. Vapaaehtoinen toiminnantarkastaja tekee työn usein palkkiotta tai pientä korvausta vastaan, ammattilaiselta toiminnantarkastus maksaa tyypillisesti noin 200-800 €. HT-tilintarkastajan tekemä tarkastus pienelle yhdistykselle maksaa yleensä vähintään 800-2 500 €. Kahden tarkastusmuodon erot on käyty tarkemmin läpi artikkelissa toiminnantarkastuksen ja tilintarkastuksen keskeisestä erosta.
Myytti: kuka tahansa jäsen kelpaa toiminnantarkastajaksi
Yleinen käsitys on, että toiminnantarkastajaksi voi valita kenet tahansa, joka suostuu tehtävään. Näin ei ole. Laki asettaa kaksi rajaa: riittävä asiantuntemus ja riippumattomuus.
Toiminnantarkastaja ei saa olla hallituksen jäsen, toiminnanjohtaja, yhdistyksen kirjanpitäjä eikä näiden lähisukulainen tai puoliso. Puheenjohtajan puoliso, joka ”on aina hoitanut nämä”, on esteellinen. Sama koskee kirjanpidosta vastaavaa tilitoimiston työntekijää – kirjanpito ja sen tarkastus on pidettävä erillään.
Asiantuntemuksen vaatimus kasvaa yhdistyksen koon mukana. Pienessä yhdistyksessä riittää, että henkilö osaa lukea tiliotetta ja tuloslaskelmaa. Jos yhdistyksellä on palkattua henkilökuntaa, kiinteistö tai satojen tuhansien eurojen avustukset, maallikon osaaminen loppuu nopeasti kesken.
Milloin kevyempi muoto ei riitä, vaikka laki sen sallisi
Lakisääteiset rajat eivät ole ainoa peruste. Moni avustuksen myöntäjä, kuten kunta tai STEA, voi avustuksen määrästä riippuen edellyttää, että avustuksen käytön tarkastaa hyväksytty tilintarkastaja. Ehdot on luettava avustuspäätöksestä, ja niistä on lisää artikkelissa avustusten käytön tarkastuksesta.
Toinen rajatapaus on yhdistys, joka on lähellä raja-arvoja. Jos tuotot ovat yhtenä vuonna 210 000 € ja tase 105 000 €, kaksi ehtoa ylittyy, mutta tilintarkastusvelvollisuus syntyy vasta, jos sama toistuu seuraavalla tilikaudella. Tällaisen yhdistyksen kannattaa seurata lukuja jo syksyllä eikä vasta kevätkokouksen alla.
Kolmas tilanne on luottamuspula. Jos jäsenistössä epäillään varojen väärinkäyttöä, toiminnantarkastajan lausunto ei välttämättä riitä rauhoittamaan tilannetta. HT-tilintarkastajan tekemä vapaaehtoinen tarkastus antaa painavamman lausunnon.
Yleisimmät virheet yhdistyksen toiminnantarkastuksessa
Samat virheet toistuvat vuodesta toiseen eri puolilla Suomea, Helsingin asukasyhdistyksistä Pohjois-Suomen metsästysseuroihin.
Vanhentuneet säännöt. Ennen vuotta 2011 laadituissa säännöissä lukee usein ”valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa”. Kirjaimellisesti luettuna säännöt edellyttävät silloin oikeaa tilintarkastajaa. Ratkaisu on päivittää säännöt ja ilmoittaa muutos PRH:n yhdistysrekisteriin.
Kertomus kirjoitetaan valmiin pohjan perusteella. Allekirjoitettu kertomus, jonka takana ei ole tarkastustyötä, ei suojaa ketään. Toiminnantarkastaja vastaa työstään, ja huolimattomuus voi johtaa vahingonkorvausvastuuseen.
Aineisto toimitetaan liian myöhään. Jos tilinpäätös valmistuu viikkoa ennen kevätkokousta, tarkastukselle ei jää aikaa. Hyvä käytäntö on varata toiminnantarkastajalle vähintään 2-3 viikkoa.
Kokenut tarkastaja pyytää ennen töiden aloittamista ainakin seuraavat:
– tilinpäätöksen ja pääkirjan
– pankkitilien tiliotteet koko tilikaudelta
– hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjat
– talousarvion ja toimintakertomuksen
– avustuspäätökset ja niiden raportit
UKK
Voiko toiminnantarkastajana toimia HT-tilintarkastaja?
Voi. HT-tilintarkastaja voi toimia toiminnantarkastajana, mutta silloin hän tekee toiminnantarkastuksen eikä lakisääteistä tilintarkastusta. Toimeksiannon sisältö kannattaa sopia kirjallisesti.
Pitääkö toiminnantarkastajia olla kaksi?
Ei. Yksi toiminnantarkastaja riittää, kunhan hänelle valitaan varatoiminnantarkastaja. Säännöt voivat kuitenkin edellyttää useampaa tarkastajaa.
Voiko yhdistys valita tilintarkastajan, vaikka rajat eivät ylity?
Voi. Tilintarkastajan valitseminen vapaaehtoisesti on aina mahdollista, ja se on perusteltua esimerkiksi suurten avustusten tai kiinteistöomaisuuden vuoksi.
Yhteenveto: kevyempi muoto vaatii silti huolellisuutta
Toiminnantarkastus on pienelle yhdistykselle järkevä ja edullinen tapa täyttää lain vaatimukset, mutta se ei ole muodollisuus. Valitse tarkastajaksi riippumaton henkilö, jolla on tehtävään sopiva osaaminen, ja tarkista säännöt sekä avustusehdot ennen kevätkokousta.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa henkilökohtaista neuvontaa. Konkreettisissa tilanteissa käänny pätevän tilintarkastajan puoleen. Raja-arvot ja säädökset voivat muuttua, joten tarkista ajantasaiset tiedot Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tai Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta.