Valtion, kunnan tai EU:n avustusta saanut yhdistys, säätiö tai yritys joutuu jossain vaiheessa näyttämään, mihin rahat käytettiin. Avustusten käytön tarkastus on vaihe, jossa tilintarkastaja käy avustusselvityksen läpi ja antaa siitä raportin avustuksen myöntäjälle. Tästä artikkelista näet, kuka raportin vaatii, mitä tarkastaja käytännössä tekee ja miten vältät tilanteen, jossa avustus joudutaan palauttamaan korkoineen.
Mistä raportointivelvoite syntyy
Raportointivelvoite ei tule tilintarkastuslaista. Sen asettaa avustuksen myöntäjä. Valtionavustuslain (688/2001) mukaan avustuksen saajan on annettava viranomaiselle oikeat ja riittävät tiedot avustuksen käytöstä. Tarkemmat ehdot kirjataan avustuspäätökseen, ja siinä määrätään usein, että selvitykseen liitetään tilintarkastajan lausunto tai raportti.
Vaatimuksia esittävät esimerkiksi STEA (Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus), opetus- ja kulttuuriministeriö, Business Finland, elinvoimakeskukset (vuoden 2025 loppuun ELY-keskukset) ja kunnat omissa järjestöavustuksissaan. EU-rahoitteisissa hankkeissa vaatimukset tulevat ohjelmakohtaisista säännöistä. Ne ovat yleensä tiukimmat.
Kunnan 800 euron avustus kerhotoimintaan ja kolmivuotinen 400 000 euron EU-hanke ovat tarkastuksen kannalta aivan eri asioita. Pienessä kunta-avustuksessa riittää usein hallituksen allekirjoittama selvitys ja tilinpäätös. Isossa hankkeessa myöntäjä vaatii erillisen raportin hyväksytyltä tilintarkastajalta.
Mitä avustusten käytön tarkastus käytännössä sisältää
Kokenut tilintarkastaja lukee ensin avustuspäätöksen ja sen yleiset ehdot rivi riviltä. Niistä selviää, mitkä kustannukset hyväksytään, mikä on käyttöaika, vaaditaanko omarahoitusta ja millaisen raportin myöntäjä haluaa. Vasta sen jälkeen hän siirtyy kirjanpitoon.
Tarkastaja käy tyypillisesti läpi ainakin seuraavat asiat:
- avustuksella on kirjanpidossa oma kustannuspaikka tai projektinumero
- kulut ovat syntyneet käyttöaikana ja ovat päätöksen mukaisia
- tositteet, palkkalaskelmat ja työaikaseuranta tukevat ilmoitettuja summia
- omarahoitusosuus ja muut rahoituslähteet on esitetty oikein
- selvityksen luvut täsmäävät kirjanpitoon ja tilinpäätökseen
Raportti tehdään usein sovittuja toimenpiteitä koskevana toimeksiantona (ISRS 4400). Silloin tarkastaja kertoo, mitä toimenpiteitä hän teki ja mitä havaitsi, mutta ei anna varmuutta antavaa lausuntoa. Osa myöntäjistä vaatii kohtuullisen varmuuden antavan lausunnon, jolloin työ on laajempi ja maksaa enemmän. Kumpaa myöntäjä haluaa, kannattaa selvittää ja kirjata toimeksiantokirjeeseen ennen kuin työ alkaa.
Myytti: puhdas tilintarkastuskertomus kattaa myös avustukset
Moni taloudenhoitaja ajattelee, että avustuksen käyttö on kunnossa, kun tilintarkastuskertomus on vakiomuotoinen ja huomautukseton. Näin ei ole. Tilintarkastuskertomus koskee koko tilinpäätöstä, ja tarkastus perustuu olennaisuuteen. 15 000 euron avustus ei välttämättä ole koko yhteisön mittakaavassa olennainen.
Tilinpäätöstarkastuksessa ei myöskään verrata yksittäisiä kuluja avustuspäätöksen ehtoihin. Tilinpäätös voi olla täysin oikein, vaikka avustuksella olisi maksettu kuluja, joita päätös ei hyväksy. Siksi myöntäjät vaativat erillisen raportin.
Kuka saa tarkastaa – HT, KHT vai toiminnantarkastaja
Tarkastajan pätevyydestä päättää myöntäjä. Esimerkiksi STEA:n avustusta saavalla järjestöllä on oltava tilintarkastuslain mukainen tilintarkastaja eli HT- tai KHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Toiminnantarkastaja ei silloin riitä, vaikka yhdistys olisi muuten niin pieni, ettei sen tarvitsisi valita tilintarkastajaa. Rajat, joiden ylittyessä tilintarkastus on yhdistykselle pakollinen, käydään läpi artikkelissa yhdistyksen tilintarkastuksesta.
Tämä on yleinen poikkeus perussäännöstä. Pieni yhdistys voi joutua valitsemaan hyväksytyn tilintarkastajan pelkästään avustuksen vuoksi, ja se kannattaa tehdä jo vuosikokouksessa eikä vasta silloin, kun selvityksen määräaika lähestyy. Säätiöillä on aina oltava tilintarkastaja, mutta avustusraportti on niilläkin erillinen työ. Säätiöiden muista erityispiirteistä kerrotaan artikkelissa säätiön tarkastuksesta.
Kuntien ja valtion omissa hankkeissa voidaan edellyttää JHT-tilintarkastajaa. Suuret EU-ohjelmat taas edellyttävät joskus, että tarkastaja on riippumaton myös hankkeen hallinnoijasta.
Aikataulu ja hinta
Selvityksen määräaika on aina avustuspäätöksessä. Se osuu usein kevääseen, samaan aikaan tilinpäätöstarkastuksen kanssa. Kun molemmat työt tilataan samalta tarkastajalta samalla kertaa, sama aineisto käydään läpi vain kerran.
Hinnat ovat suuntaa antavia. Kun tarkastaja tekee samalle yhdistykselle myös tilinpäätöstarkastuksen, pienen kunta- tai järjestöavustuksen raportti maksaa yleensä noin 300-800 € lisää. Laajan EU- tai Business Finland -hankkeen raportti voi maksaa 1 500-5 000 €, varsinkin jos kuluja on paljon tai jos tarkastetaan useampi maksatuskausi. Hintaan vaikuttaa eniten se, miten hyvin kirjanpidon aineisto on järjestetty.
Yleisimmät virheet avustusraportoinnissa
Tyypillinen tilanne: nuorisoyhdistys saa kunnalta 12 000 euron avustuksen osa-aikaisen ohjaajan palkkaan. Palkat kirjataan samalle tilille kuin muun toiminnan palkat, työaikaa ei seurata ja joulukuussa ostetaan varusteita, jotka toimitetaan tammikuussa. Keväällä taloudenhoitaja yrittää kahden viikon aikana selvittää, mikä osa kuluista kuuluu avustukselle.
Siinä on kolme yleisintä virhettä. Ensimmäinen on se, ettei avustukselle ole omaa seurantakohdetta kirjanpidossa. Jälkikäteen kulujen erottelu on hidasta ja kallista. Toinen on käyttöajan ulkopuoliset kulut: kulu kohdistuu toimitus- tai suorituspäivän mukaan, ei tilauspäivän. Kolmas on palkkojen jakaminen arvion perusteella. Ilman tuntikirjanpitoa tarkastaja ei pysty todentamaan osuutta, ja myöntäjä voi hylätä sen kokonaan.
Neljäs virhe on se, että tarkastaja tilataan vasta viimeisellä viikolla. Tarkastaja tarvitsee aikaa, ja korjauksiin tarvitaan lisää aikaa.
UKK
Voiko avustusselvityksen tarkastaa sama tilintarkastaja, joka tarkastaa tilinpäätöksen?
Voi, ja yleensä se on järkevää, koska tarkastaja tuntee jo kirjanpidon ja sisäiset käytännöt. Myöntäjän ehdot voivat poikkeuksellisesti vaatia muuta, joten ne kannattaa tarkistaa.
Mitä tapahtuu, jos tarkastaja löytää virheen?
Jos virhe löytyy ennen kuin selvitys on jätetty, selvitys korjataan ja hyväksymättömät kulut poistetaan. Jos väärä tieto on jo toimitettu, myöntäjä voi valtionavustuslain nojalla vaatia avustuksen takaisin osittain tai kokonaan ja periä sille korkoa.
Tarvitaanko tarkastusta, jos avustuspäätöksessä ei vaadita tilintarkastajan raporttia?
Erillistä raporttia ei silloin tarvita. Valtionavustusviranomaisella on kuitenkin oikeus tarkastaa avustuksen käyttö jälkikäteen. Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta ja tilinpäätös 10 vuotta, ja EU-hankkeissa säilytysajat voivat olla pidempiä.
Yhteenveto: raportti rakentuu jo avustuksen alkaessa
Avustusten käytön tarkastus onnistuu helpoimmin, kun avustukselle avataan oma seurantakohde heti päätöksen saavuttua, palkkoihin kirjataan tunnit ja ehdot luetaan ennen ensimmäistä ostoa. Huomautukseton tilintarkastuskertomus ei korvaa erillistä raporttia. Tarkastajan pätevyyden määrää myöntäjä, ei yhteisön koko.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa eikä oikeudellista tai verotukseen liittyvää neuvontaa. Selvitä oma tilanteesi aina pätevän tilintarkastajan kanssa, ja tarkista ajantasaiset säännökset, raja-arvot ja pätevyysvaatimukset Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja Suomen Tilintarkastajat ry:n verkkosivuilta sekä avustuksen myöntäjän omista ohjeista.